○牟岐町情報公開事務取扱要綱
平成14年3月11日
要綱第1号
(趣旨)
第1条 この要綱は、牟岐町情報公開条例(平成14年条例第3号。以下「条例」という。)に定める情報の公開に関する事務の取扱いは、別に定めのある場合を除き、この要綱の定めるところによる。
(情報公開担当)
第2条 条例に基づく情報の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付等を一元的に行うため、総務課に情報公開担当(以下「公開担当」という。)を置く。
(事務分掌)
第3条 公開担当で行う事務は、概ね次のとおりとする。
(1) 情報の公開についての相談及び案内に関すること
(2) 情報の公開についての連絡調整に関すること
(3) 情報の公開に係る請求書及び任意的な公開に係る申出の受付に関すること
(4) 情報の公開の実施に関すること
(5) 情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること
(6) 情報の公開に係る審査請求の受付に関すること
(7) 情報の検索資料の整備に関すること
(8) 情報の提供に関すること
2 公開請求に係る情報を主管する課(以下「主管課」という。)で行う事務は、概ね次のとおりとする。
(1) 情報の公開についての相談及び案内に関すること
(2) 情報の公開に係る請求書及び公開に係る申出の受付に関すること
(3) 公開請求及び公開の申出に係る情報の検索に関すること
(4) 公開請求及び公開の申出に対する決定に関すること
(5) 第三者に関する情報に係る意見聴取に関すること
(6) 情報の公開に係る審査請求の処理に関すること
(7) 情報の提供に関すること
(情報の公開についての相談及び案内)
第4条 情報の公開についての相談及び案内は、原則として公開担当で行うものとする。この場合、公開担当においては、公開請求しようとする者が求める情報の内容を具体的に聴取し、情報提供で対応可能なときは、これによって対応するものとする。
2 公開請求しようとする者が、主管課へ直接来た場合には、公開を求める情報の内容を具体的に聴取し、主管課での情報提供で対応可能なときは、これによって対応するものとし、対応できないときは、公開担当へ案内するものとする。
(請求権者の確認)
第5条 公開請求しようとする者が、請求権者であることの確認は、次の事項に留意して行うものとする。
(1) 公開請求しようとする者が、条例第2条第3項第1号から第4号のいずれかに該当するものであることを確認することとし、この場合、請求権者であることを証明するものの提示まで求める必要はないものとする。
(2) 公開請求しようとする者が、条例第2条第3項第5号に規定する者である場合には、当該利害関係の内容、公開請求しようとする情報の内容と当該利害関係との関連等について慎重に確認するものとする。
(情報の特定及び確認)
第6条 公開請求しようとする者が求める情報の特定及び確認は、次の事項に留意して行うものとする。
(1) 公開請求しようとする者が求める情報の特定は、公開担当に備え置く情報の検索資料をもとに、公開請求しようとする者が自ら特定する。
(2) 公開請求しようとする者が自ら特定できない場合には、公開担当職員が公開請求しようとする者からその内容を聴取し、主管課へ電話で問い合わせるなどして特定するものとする。
(3) 前号の場合において、公開担当から連絡を受けた主管課は、公開請求しようとする者が求める内容に沿った情報が存在するか否かを速やかに確認し、当該情報が存在するときは、当該情報の件名又は内容の概略を公開担当へ連絡するものとする。
(情報公開請求書)
第7条 公開担当においては、次により情報公開請求書の提出を求めるものとする。
(1) 同一の主管課に係る複数の情報について同一人が公開請求する場合には、請求書の「公開を請求する情報の件名又は内容」欄に記入できる範囲で、1枚の請求書により公開請求を行うことができる
(2) 公開請求しようとする者が求める情報の内容が同一であっても、複数の実施機関に公開請求する場合には、実施機関ごとに請求書の提出を求めるものとする。
(公開請求書の受付の拒否等)
第8条 公開担当においては、次のような場合、公開請求書を受け付けないものとする。ただし、公開請求しようとする者が請求書の提出を固持するときは、この限りでない。
(1) 公開請求しようとする者が求める情報が存在しないとき
(2) 公開請求しようとする者が求める情報等が、条例第2条第1項に規定する情報に該当しないとき。
(3) 公開請求しようとする者が、条例第2条第3項各号に規定する者のいずれにも該当しないとき
(4) 公開請求しようとする者が求める情報が、条例第17条のいずれかに該当するとき
3 第1項第4号に該当する場合には、当該情報の閲覧等を行っている窓口へ案内するものとする。
(請求書の確認及び補正)
第9条 公開担当においては、請求書の提出を受けたときは、次の事項に留意して記載内容の確認を行うものとする。
(1) 請求者の「住所、氏名、電話番号」欄 請求権者であるかどうかの確認及び公開請求に対する決定通知先等の特定のため正確に記載されていること
(2) 「公開を請求する情報の件名又は内容」欄 公開請求の対象となる情報が特定できる程度に記載されていること
(3) 「請求の目的」欄 この欄は、請求書を受付するうえでの要件ではないが、部分公開の可否等についての資料とするため、できる限り記入を求めること
(4) 「請求者の区分」欄 請求権者のいずれに該当するか分かるように「□」内に印が記入されていること。なお、利害関係を有する者については、「利害関係の内容」欄に利害関係を有する者であることが確認できる程度に記載されていること。
(5) 「公開方法の区分」欄 請求者が求める公開の方法が分かるように「□」内に印が記入されていること。
2 請求書に不備又は不明な箇所がある場合には、請求者に対し、その箇所の補正を求めるものとする。
(請求書の受付等)
第10条 公開担当においては、前2条に留意したうえで請求書を受け付けるものとし、受付は、請求書の各葉に受付印を押し、当該請求書の控(請求者用)を請求者に交付することにより行う。
2 公開担当においては、前項の受付を行ったときは、請求者に対し、次の事項を説明するものとする。
(1) 請求書を提出した日から14日以内に公開請求のあった情報を公開するか否かの決定を行い、当該決定の内容を書面に通知するものであること。ただし、条例第10条第4項に規定する理由があるときは、期間を延長することがあり、この場合には、当該延長の期間及び理由を書面により速やかに通知するものとするものであること。
(2) 公開決定(部分公開を含む。)の場合における公開の日時及び場所、非公開決定(部分公開の場合を含む。)の場合における非公開の理由は、通知の書面で示すものであること。
(3) 情報の公開において、閲覧は無料であるが、写しの交付を受ける場合には、当該写しの作成及び送付に要する費用は請求者が負担するものであること。
(請求書の送付及び受付)
第11条 公開担当において受け付けした請求書は、公開担当で控(公開担当用)を保管するとともに正本(主管課用)を主管課に送付するものとする。
2 前項により送付を受けた主管課は、当該請求書が申請要件を満たすものであることを確認のうえ受理するものとする。この場合、受理日は公開担当での申請日をもって受理した日として取り扱うものとする。
(公開・非公開の決定)
第12条 公開請求に対する公開・非公開決定は、主管課において公開請求に係る情報が条例第6条各号のいずれかに該当するか否かを判断したうえで行う。なお、公開・非公開の判断にあたっては、次の事項に留意するものとする。
(1) 公開請求に係る情報の内容が、主管課以外の課に関係するものであるときは、必要に応じて当該関係課と協議すること。
(2) 公開請求に係る情報に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されているときは、条例第6条に定めるところにより、必要に応じて当該第三者から意見聴取を行うこと。
2 受け付けした請求書が、第8条に該当する場合には、却下の決定を行うものとする。この場合における請求者への通知は、非公開の決定の例による。
3 公開・非公開の決定は、主管課長が行うものとし、総務課長及び関係する課がある場合には当該関係課長に合議するものとする。
(公開・非公開決定の通知)
第13条 主管課は、公開・非公開の決定を行ったときは、条例第10条第3項に定めるところにより、当該請求者に対し、速やかに決定通知書により通知するものとする。この場合、主管課は、当該決定通知書の写しを公開担当に送付するものとする。
(決定期間の延長)
第14条 主管課は、条例第10条第4項の規定により、公開・非公開の決定の期間の延長をしようとするときは、速やかに決定期間延長通知書により請求者に通知するとともに当該通知書の写しを公開担当に送付するものとする。なお、延長の決定にあたっては、総務課長及び関係する課がある場合には当該関係課長に合議するものとする。
(第三者の意見聴取)
第15条 主管課は、公開請求に係る情報に第三者情報が記録されている場合で、当該第三者情報が条例第6条各項いずれにも該当しないことが明らかなときを除き、当該第三者から意見聴取を行うものとする。
2 意見聴取は、概ね次の内容について行うものとする。
(1) 個人に関する情報であって、条例第6条第1項第1号ただし書に該当すると考えられるものについては、プライバシー侵害の有無、公開することについての意見及び公開した場合の影響等
(2) 法人等に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報については、公開することによる不利益の有無、公開することについての意見及び公開した場合の影響等
(3) 国等との信頼・協力関係に関する情報については、公開することによる信頼・協力関係等への影響の有無、公開することについての意見及び公開した場合の影響等
3 意見聴取を行った場合は、主管課は、当該意見聴取の結果を慎重に検討して公開・非公開の決定を行うものとする。
4 意見聴取を行った情報について公開・非公開の決定を行ったときは、主管課は、当該決定の内容を当該第三者に書面で通知するものとする。
(情報公開の方法)
第16条 情報の公開は、原則として原本を閲覧に供し、又はその写しを交付することにより行う。ただし、次に掲げる場合には、主管課であらかじめ原本を複写し、当該写しにより公開を行う。
(1) 公開することにより情報を汚損し、又は破損するおそれのあるとき
(2) 日常の業務に頻繁に使用する情報で、原本を公開することにより、業務に支障をきたすと認められるとき
(3) 部分公開を行う場合で、公開しない部分を除いて公開するためには、原本によりがたいとき
2 情報の写しの交付は、原則として日本工業規格A列4番の用紙を用いて作成し、当該写しを請求者に直接交付し、又は郵送することにより行うものとする。
3 情報の写しの交付部数は、請求に係る情報1件につき1部とする。
4 情報の部分公開は、次の事項に留意して行うものとする。
(1) 公開部分と非公開部分が別ページに記載されているときは、当該非公開部分のページを取り外して公開するものとする。
(2) 公開部分と非公開部分が同一ぺージに記載されているときは、当該非公開部分を覆って複写したものか、あるいは該当するページを複写したうえで、当該非公開部分を黒く塗りつぶし、これを再度複写したものにより公開するものとする。
(情報の公開の実施)
第17条 情報の公開は、決定通知書により指定した日時及び場所において実施するものとする。この場合、公開の場所は、原則として非公開とする。
2 公開担当においては、請求者が来庁したときは、決定通知書の提示を求め請求者であることを確認のうえ、直ちに主管課に連絡するものとする。この場合、請求者が決定通知書を持参しなかったときは、請求者本人であることの確認が可能なものの提示を求めるものとする。なお、情報の公開は、原則として請求者本人に対して行うものであるが、代理人が公開を受けることを認めた場合には、委任状の提出を求めるものとする。
3 公開担当から前項の連絡を受けた主管課の職員は、直ちに公開請求に係る情報を公開担当に持参し、公開の実施に立ち会うものとする。
4 公開担当においては、主管課の職員が公開請求に係る情報を持参したときは、当該情報が決定通知書に記載された情報に一致することを請求者に確認させ、次の事項に留意して情報の公開を実施するものとする。
(1) 情報を閲覧するにあたっては、当該情報を丁寧に取り扱うよう請求者に対して指導するとともに、情報を汚損し、又は破損するおそれがある場合には、当該情報の閲覧を中止又は禁止させることができること
(2) 情報の写しの交付は、請求者に対して、写しの交付を必要とする箇所の確認を求めるとともに、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となることを説明すること
(3) 当初の公開請求が閲覧のみであった場合において、閲覧の後に写しの交付追加請求があったときは、当初から写しの交付の請求があったものとみなし、写しを交付することができること
5 主管課は、公開請求のあった情報を容易に検索することができ、過去に公開したものなど問題なく公開決定できる場合には、可能な限り即時に公開を行うよう努めるものとする。
(費用の徴収)
第18条 情報の写しを交付する場合の費用は、前納とし、あらかじめ次により徴収するものとする。
(1) 写しの作成に要する費用 写し1枚につき町長が別に定める金額
(2) 写しの送付に要する費用 当該写しの送付に要する郵便料金(郵便切手をもって徴収するものとする。)
(審査請求の取扱い)
第19条 審査請求の受付は、次の事項に留意し、担当において行うものとする。
(1) 審査請求は、書面によるものとするので、口頭により審査請求があった場合には、書面による正規の手続きにより審査請求を行うよう指導すること
(2) 次項に掲げる記載事項について、不備がある場合には、請求人に対し、補正を求めること
2 主管課は、担当から審査請求書の送付を受けたときは、次の事項が記載されていることを確認し、受け付けるものとする。
(1) 処分に対する審査請求の場合
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 審査請求に係る処分
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
(2) 不作為に対する審査請求の場合
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 当該不作為行為に係る処分その他の行為についての申請の内容及び年月日
ウ 審査請求の年月日
3 主管課は、次のような場合には、不適法な審査請求として却下するものとする。
(1) 審査請求が、法定期間後になされたものであるとき
(2) 審査請求の対象とされた処分が、存在しないとき又は消滅したとき
(3) 審査請求をすることができない事項に関してなされたとき
(4) 審査請求をなす資格のない者によりなされたとき
(5) 審査請求書の記載事項が不備なため、補正を命じられても、これに応じないとき
4 主管課は、処分に対する審査請求があった場合は、前項により却下するときを除き、遅滞なく牟岐町情報公開審査委員会(以下「委員会」という。)に審査を求めなければならないものとする。
5 前項に規定する審査は、次に掲げる書面を添付することにより行うものとする。
(1) 審査請求書の写し
(2) 情報の公開請求書の写し
(3) 審査請求に係る決定通知書の写し
(4) その他必要と認められる資料
6 主管課は、審査委員会から報告を受けたときは、当該報告を尊重して審査請求に対する裁決を行わなければならないものとする。なお、審査請求に対する裁決にあたっては、総務課長に合議するものとする。
7 主管課は、審査請求に対する裁決又は却下を行ったときは、審査請求人に対して謄本を送達するとともに、その写しを公開担当に送付するものとする。
(任意的な公開)
第20条 町民サービス又は事務事業の円滑な執行の確保の観点から、これまで任意的に応じてきた情報の閲覧等については、支障のない限り、条例による情報の公開に準じて、これに応じていくものとする。
(情報の検索資料)
第21条 文書管理担当課長は、規則第7条に規定する情報の検索に必要な資料として、文書保存年限表、文書件名目録を調整し、公開担当に送付するものとする。
2 公開担当は、前項の資料を備え、町民の閲覧に供するものとする。
(実施状況の公表)
第22条 総務課長は、前年度の実施状況について、各実施機関分を取りまとめ、次の事項を広報紙等に登載することにより公表するものとする。
(1) 情報の公開請求件数
(2) 情報の公開決定件数
(3) 情報の部分公開決定件数
(4) 情報の非公開件数
(5) その他公表すべきと認められる事項
附則
この要綱は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成23年11月1日要綱第20号)
この要綱は、平成23年11月1日から施行する。
附則(平成28年3月10日要綱第4号)
この要綱は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月10日要綱第1号)
この要綱は、令和4年4月1日から施行する。